O perigo de perder arquivos XML
Estamos realmente preocupados. Com as mudanças progressivas do papel (Danfe) para a Nota Fiscal Eletrônica, muitas empresas ainda têm dúvidas sobre o que armazenar e como, expondo-se a penalidades da legislação no setor tributário. Mas afinal, por que se preocupar com a saúde dos seus XML?
Papel não tem validade
As Notas Fiscais emitidas ou recebidas devem ser armazenadas por cinco anos, de forma que estejam disponíveis para verificação em caso de fiscalização. A NF em questão, com validade jurídica, é justamente o XML – e não a versão impressa (Danfe), que não tem nenhuma validade.
Multa e até reclusão
A legislação diz que o emitente e o destinatário deverão manter a Nota Fiscal Eletrônica em arquivo digital, sob guarda e responsabilidade de ambos, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser oferecido para a Administração Tributária quando necessário. Também é responsabilidade do destinatário verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.
Quando o armazenamento dos XML acontece de maneira errada, poderá haver autuação por diferentes órgãos como a Receita Federal ou Secretaria da Fazenda Estadual, mas como cada Estado possui legislações diferentes, as penalidades podem ser distintas. Além da aplicação de multa, poderá haver ainda pena de dois a cinco anos de reclusão, caso o fiscal julgue como um Crime Contra a Ordem Tributária.
Cuidado com mídias frágeis
Para armazenar documentos eletronicamente, é preciso estar ciente das deficiências de cada mídia, para não ficar na mão na hora que você mais precisa. Veja:
HD de um computador – risco de queima do equipamento. Não acessível para quem está fora da empresa.
Mídias externas como HD externo, pendrive, DVD ou CD – risco de perda ou dano. Caso alguém esteja de posse das mídias, outros colaboradores não poderão consultar.
E-mails – Alto risco de perda de dados por vírus ou problemas no provedor. Além disso, muito confuso de encontrar os arquivos necessários.
Armazenamento em nuvem (Drodbox, Drives) – maior segurança em relação à integridade dos dados, mas pouca praticidade para consultas.
E agora?
Sensíveis a essas dificuldades, a Novos Líderes PHD desenvolveu uma aplicação que:
- Garante a integridade dos documentos eletrônicos, pelo tempo que for necessário
- Promove fácil acesso aos documentos, de qualquer lugar do mundo, pela internet
- Organiza os documentos para fácil gerenciamento dos XMLs armazenados
